In dit artikel beschrijven we hoe je facturen per e-mail naar je Skwarel-dossier kunt sturen.
Allereerst moet u het e-mailadres weten waarnaar u uw facturen gaat sturen. Pour cela, Om dit te doen, maak je verbinding met je Skwarel-omgeving en klik je vervolgens in het linkermenu op Upload -> via e-mail.
Hier vindt u de subdossiers die uw boekhouder heeft aangemaakt. Hiernaast ziet u het e-mailadres waarmee u uw facturen kunt verzenden. Om te voorkomen dat u dit lange adres in uw mailbox moet schrijven, kunt u op de knop rechts klikken om dit adres te kopiëren.
Houd er rekening mee dat als u geen submappen hebt gemaakt, er slechts één adres wordt weergegeven.
Welke formate zijn toegestaan?
Alleen PD-formaat wordt geaccepteer. Alle andere formaten (JPEG, PNG, Excel, Word, ..) worden geweigerd. Als u een e-mail in een niet-geautoriseerd formaat verzendt, weigeren wij deze en stellen u per e-mail op de hoogte.
Welke e-mailadressen zijn toegestaan om facturen te verzenden?
Allereerst wordt standaard het e-mailadres van uw gebruikersprofiel geaccepteerd. Daarom wordt het document, wanneer u een e-mail verzendt (of een e-mail verzendt met een bijgevoegde PDF), rechtstreeks naar uw accountant overgedragen en vindt u het in de sectie Upload -> Archieven.
Als u vervolgens wilt dat andere mensen (of andere leveranciers) hun facturen rechtstreeks naar u op Skwarel sturen, moet u ze autoriseren. Klik hiervoor in het menu op Geautoriseerde e-mails. Voer vervolgens het gewenste e-mailadres in en klik op toevoegen. Nu kan dit e-mailadres u facturen sturen op Skwarel.
⚠️ Pas op:
Elk PDF-document dat wordt ontvangen van een geautoriseerd e-mailadres wordt niet rechtstreeks naar uw accountant verzonden. Het wordt in het gedeelte Upload -> Versturen geplaatst, waarna u een e-mailmelding ontvangt om u op de hoogte te stellen. Vergeet niet om het te valideren om het naar uw accountant te sturen.
Als we een e-mail ontvangen van een onbevoegde persoon, weigeren we deze automatisch en brengen we je per e-mail op de hoogte.
