Côté comptable
La première étape pour activer vos clients sur le réseau Peppol est de définir si le dossier est éligible : Est-il bien une personne morale ou physique assujettie à la TVA ?
Si vous répondez positivement à cette question, vous devez activer la facturation électronique sur ce dossier.
Vous avez deux manières de faire :
Nouveau dossier : ajoutez votre dossier normalement sur Skwarel via le bouton “ajouter”. Remplissez les données du dossier (nom, TVA, référence, N° d’entreprise, etc) et activez la facturation électronique via le bouton en bas à gauche de votre écran.
Dossier existant : rendez-vous dans le dossier. Allez dans l’onglet “configuration” et “information”. Activez la facturation électronique via le bouton en bas à gauche de votre écran.
Sur votre vue “liste des dossiers” vous avez une nouvelle colonne “Peppol” qui vous indique le statut de vos dossiers. Il n’est pas possible d’activer Peppol via cette vue.
Dernière étape : remplir le KYC (Know Your Customer)
Cette dernière étape permet de définir l’administrateur (Gérant) du dossier qui a les pouvoirs d’enregistrer l’activité au registre Peppol. Cette personne aura un pop-up lors de sa prochaine connexion sur Skwarel où il devra valider les informations de sa société (tel, adresse, adresse mail, N° d’entreprise, IBAN). Cette étape est importante car seules les personnes administrateurs du dossier pourront valider l’ID Peppol.
Côté entrepreneur
Une fois les réglages du côté comptable terminés, c’est à l’entrepreneur/administrateur dossier de s’enregistrer au registre Peppol. Cette étape permettra de recevoir les factures d’achats au format électronique (UBL) via le réseau Peppol.
4 conditions pour se créer un identifiant Peppol :
Dossier éligible (assujettis à la TVA et BtoB) - défini par le comptable
Administrateur du dossier sur Skwarel - défini par le comptable
Ne pas être déjà enregistré sur le réseau Peppol
Dossier belge
S'ils répondent à toutes les conditions, un pop up s’affichera automatiquement sur leur écran lors de leur prochaine connexion sur Skwarel pour réclamer leur identifiant Peppol.
Ils doivent remplir les champs suivants :
Adresse de leur activité : celle renseignée auprès de la BCE
IBAN : le compte bancaire principal
E-mail professionnel
Téléphone : le numéro général de la société (inutile d’ajouter votre GSM)
Numéro d’entreprise.
Lorsqu'ils valident les champs, ils recevront une notification en bas à droite de leur écran qui indique que leur demande est bien prise en charge.
Skwarel se charge de les tenir au courant lorsque leur inscription au registre Peppol est opérationnelle.
En cas de refus, ils doivent vérifier qu'ils ne sont pas déjà enregistré sur le réseau Peppol via un autre prestataire. N’hésitez pas à contacter le support de Skwarel afin qu’il vous aide : support@skwarel.com
La demande est validée ? Ils sont prêts à recevoir et émettre des factures sur le réseau PEPPOL grâce à leur ID Peppol.
